Kuru pastalı toplantı
Nasıl bir şirket olacağınızı genellikle “evet” dedikleriniz değil “hayır” dedikleriniz belirler. Kuru pastalı toplantı sonrası konuşalım.
Gözüme ilk çarpan açık gri toplantı masasının üzerinde ortaya plastik tabakta servis edilmiş kuru pastalardı. Kuru pastalar dediğime bakmayın. Buradaki çoğul eki çeşitlilikten çok adet olarak kuru pasta sayısını belirtmek için. Birisi, gri kahverengi arası şişko bir baş parmak büyüklüğünde iki yarım parçadan oluşan, marmelat ile birbirine yapıştırılmış bir ucu önce çikolata sosuna ve sonra Hindistan cevizine batırılmış, diğer ucu ise tutmak için sossuz bırakılmış, elinize aldığınızda yumuşaklığını hissettiğiniz kuru pastalardan. Diğer kuru pasta çeşidi de benzer bayatlıkta, benzer şekilde ama beyaz renkli. Böyle toplantı odalarının olmazsa olmazları, tavana asılmış ışığı sönmüş bir projeksiyon cihazı, bu projeksiyona giden, gri masanın altında boylu boyunca uzanmış bir HDMI kablo ve bu kablonun yanında uzanan, masaya sabitlenmemiş, kir içindeki kablosu ile beyaz boyalı duvardaki prize takılı bir üçlü priz de hikayemizin sessiz diğer kahramanları.
Toplantıya, Mert Bey ile tanışmak için davet edilmiştik. Yarı kapalı, yamulmuş kenarlarından dolayı asla tam kapanmayacak, jaluzili bir pencere ile ofisin geri kalanından ayrılan toplantı odasında beklememiz söylenmişti bize. 14.30'da başlayacak toplantımızda benimle birlikte ajanstan müşteri yöneticisi Selin ve kreatif ekipten de “group head” olarak Engin vardı.
14.40 olduğunda “Bir arasak mı Mert Bey’i?” dedim Selin'e.
“Yeni yazdım WhatsApp'tan.” diye cevapladı. Yoldaymış. Hoşnutsuzluğum yüzüme yansımış olacak ki “Arayabilirim de” diye ekledi.
“Gerek yok.” derken kapı açıldı ve içeriye elinde ekranı açık, klavyesinin üzerinde ajandası, kalemleri, telefonu ve gözlüğü olan bir hanımefendi girdi.
“Merhaba, ben İnsan Kaynakları müdürü Bahar.” dedi bilgisayarını plastik tabaklarından birinin yanına koyarken. “Mert Bey yolda. Biz başlayabiliriz isterseniz.” dedi ve onu karşılamak için ayağa kalkmış bize eliyle buyurun oturun anlamını çıkardığımız bir işaret yaptı.
“Merhabalar. Ben Burak.” diye söze girdim. “Biz dijital ajansız. Pazarlama ekibinden kimse yok mu acaba toplantıya katılacak? İş birliğimiz halinde pazarlama ekibiyle birlikte çalışacağız sanırım.” dedim.
Bahar Hanım “O işlerle Mert Bey şahsen ilgileniyor. O gelene kadar ben size firmamızı anlatayım.” diyerek sorumu savuşturdu. “1965'te Mert Bey'in dedesi ve büyük amcası,” diye başladı, piyasada çok bilindiklerinden, 2010'larda inşaat işine girmelerine, yeni fabrika yatırımı yapacaklarından, çalıştıracak Türk işçi bulamadıklarına bir sürü şey anlattı. Mert Bey'in babası yönetim kurulunun başındaymış hala. Aile eğitime çok önem veriyormuş. Mert Bey üniversiteyi yurt dışında okumuş. Kız kardeşi de Bilgi’de MBA yapıyormuş şu an…
“Sizin bir sunumunuz var mı Burak Bey? Onu dinleyelim isterseniz?” diye devam etti neden ikinci çoğul şahıs kullandığını anlamadığım şekilde.
“Mert Bey'i ne zaman burada olacak? Bekleyelim isterseniz tekrar yapmayalım, sizin de zamanınızı boşa harcamayalım.” dedim.
“Ben arayayım bir Mert Beyi izninizle.” dedi telefonu eline alıp jaluzili pencerenin yanındaki yarı açık kapıya doğru yürürken.
Bahar Hanım kapıdan çıkarken Selin sorumluluk duygusu ile ayağa kalktı ve projeksiyonun kumandasını oda içinde aramaya başladı. “Bari bir çay getirselerdi, baya bekleyeceğiz belli ki.” derken bayat kuru pastalardan bir tanesini ağzına attı Engin. Selin’in kumanda arama macerası başarısızlıkla sonuçlanınca Engin’den yardım istedi. Bahar Hanım toplantı odasına geri döndüğünde, odadaki en uzun isim Engin, kuru pastayı çiğnerken, eline geçirdiği bir kalem ile tavana asılı Panasonic projeksiyon cihazının “power tuşuna” kalemle erişmeyi deniyordu. Bahar Hanımın arkasında beyaz önlüklü bir çaycı, hemen onun arkasında da lacivert dar paçalı kanvas pantolonu, İtalyan ayakkabıları, pahalı saati ve beyaz gömleği ile yirmili yaşlarının sonunda bir beyefendi vardı.
Mert Bey olduğunu sandığımız kişi odaya girdiğinde, ajans olarak en hazırlıksız halimizdeydik. Ağzında ikinci kuru pastasını çiğnerken, elindeki kalemle projeksiyona uzanmış Engin, projeksiyonu beklerken müşteri maillerine son dakika göz atan Selin, Mert Beyi beklemekten sıkılmış, toplantı masasında elleri kenetli, bıkkınlığı yüzüne yansımış bendeniz. Aklımda ise ne Mert beyin gecikmesi ne de açılmayan projeksiyon var. “Engin haklı galiba. Bir çay yahu.” geçiyor kafamdan. Şimdi yazarken fark ediyorum ki anlık ihtiyaçlarımız Maslow piramidinin en alt basamağına kadar inmiş.
Çaycı elindeki çay dolu tepsiyle toplantı odası duvarına doğru hamle yaptı, patronuna yol açtı. Sağ elindeki iki telefonu profesyonelce sol eline aktaran ve boşalttığı sağ elini tokalaşmak için bana doğru uzatan beyefendi “Merhaba ben Mert, hoş geldiniz.” dedi. Bu tanışma ile gayri-resmi sıfatından sıyrılarak resmen Mert olduğu kesinleşen beyefendiye,” Merhabalar, ben de Burak dedim.” Herkes ile ayrı ayrı tokalaşıldı, tanışıldı. Geç kalmanın en ufak mahcupluğunu hissetmediğini gösterircesine yüzüne taktığı özgüvenli bir gülümseme ile gri masaya oturuldu.
Mert Bey, Bahar Hanıma “Nerede kalmıştınız?” diye sorduğunda, çaycı nihayet çay servisini yapmaya başlamış bizi Maslow piramidinde bir üst basamağa yükseltmişti. “Biz Bahar Hanım'la tanıştık şirketi dinledik biz de biraz kendimizden bahsedecektik, siz geldiniz” diye ben söze girdim daha fazla zaman kaybetmemek için aceleyle. “Sunum üzerinden geçmemizi ister misiniz yoksa sohbet şeklinde mi anlatayım size ajansı” dedim. Uzun yıllardır beraber çalıştığımız Selin toplantıyı uzatmak istemediğimi anlamış olacak ki hafif bir tebessümle “Zaten projeksiyonu açamadık.” dedi.
“Yaptığınız işleri dinlemek isterim.” dedi Mert Bey. O sırada Bahar Hanım'ın projeksiyonu çalıştırmak için çağırdığı görevli elimde kumanda ile geldi. Projeksiyonu açtı, kabloyu bilgisayara bağlamak istedi. Ara kablo arandı topluca, bulundu, takıldı ve Engin bir kuru pasta daha yerken 1024x768 çözünürlüklü soluk mavi ekran yerini ajansın logosunun yer aldığı ilk slayta bıraktı.
Toplantı odasında bizimle birlikte Carl Sagan olsa ve 768.422 soluk mavi noktanın tamamını bir anda, bizimle birlikte görse ne derdi diye düşündüm istemsizce. Ekranda açık sunumun üzerinden adım adım geçmeye başladık. Mert Bey ve Bahar Hanım ilgiyle dinliyorlar. ” Biz kimiz? Ne yaparız ne ederiz? Müşterilerimiz” derken fark ettim ki 11. slayta gelmeden Mert Bey'i kaybetmişiz. Telefonu elinde birileriyle mesajlaşıyor. Sunum ile alakası kalmadığını yüzündeki ara ara gelip giden gülümsemeden anlıyorum. Bir şeyler yazıyor gönderiyor, cevap geliyor ve gülümsüyor. Sonra tekrar. Defalarca böyle toplantılarla karşılaşmış birisi olarak biliyorum ki bu durumda yapılacak en iyi şey susmak. 3-5 saniyelik bir sessizlik odadaki herkesin “Neden durdunuz?” der gibi size bakmasını sağlar. Bu defa da farklı olmadı. Mert Bey tekrar sunuma odaklandığında sıkılmış ve kaybolmuş Mert Beyi rahatlatacak öneriyi yaptım ve “İsterseniz hızlanmak adına örnek işlerimize geçeyim” dedim.
“Aslında Burak Bey” dedi, az önce mesajlaştığı telefonu elinden bırakırken Mert Bey. “Siz bizi biliyorsunuz. Markamıza mutlaka gelmeden önce bakmışsınızdır. Ben Bahar Hanıma da söyledim. Instagram'ı hiç beğenmiyorum, takipçimiz az. Instagram içeriklerimizde sizce neyi yanlış yapıyoruz?”
Size açık açık söyleyeyim. Gelmeden önce markanın Instagram'ına bakmamıştım. Hatta Instagram'a en son geçen hafta bakmıştım. Bir küçük nefes alıp Selim ve Engin'in incelediğine güvenerek özgüvenli bir şekilde “Elbette inceledik.” diye söze girdim. İnsan beyni ilginç. Aynı anda hem vereceği cevabı hazırlıyor hem de anlık olarak olası sonuçları analiz ediyor. Muhatabın kaşına gözüne, beden diline bakıp samimiyetinden, kişiliğine kadar anlık veri işliyor. Tüm bunlara ek olarak insan, aynı anın içinde ev kredisi taksiti, bu müşteriyle çalışarak ekibin yaşayacağı deneyim, ay sonu maaş ödemeleri, hemen kalkıp gitsek ne kadar ayıp olacağı gibi türlü türlü düşünceyi ölçüp biçip, bir karar veriyor. Engin bir kuru pasta daha yerken “Markanızı, başarılarınızı sektörü Bahar Hanım bize detaylıca anlattı.” diye söze girdim, “Selin ve Engin hesaplara mutlaka bakmışlardır. Onlara söz vermeden önce ajansınıza ne brief verdiğinizi sormak isterim.” diye devam ettim.
“İçerik ile ilgili yorum yapmadan önce ajansınızdan ne istediğinizi bilmem lazım ki brief ile örtüşüyor mu yaptıkları işler bir şey söyleyebileyim” dedim. Kısa bir sessizlik oldu.
“Biz ajanstan memnun değiliz.” dedi Mert Bey. Tam devam edecekken “Neden memnun değilsiniz?” diye böldüm sözünü. “Daha güzel içerikler olmalı bizim sayfamızda. Mesela rakibimizin görselleri bizden daha iyi.” “Anlıyorum.” dedim. “Peki siz ajanstan ne istediniz tam olarak? Marka olarak stratejiniz neydi?
Bu defa soruya Bahar Hanım cevap verdi. “Markamızı anlatmalarını istedik ajanstan. Burada bana bağlı sosyal medyacı bir arkadaş vardı. O takip etti süreçleri. Ama inanın biz usandık ajansla çalışmaktan. Her görsel için defalarca revize verdik. Tekrar geldi, olmadı. Bir daha geldi, olmamış. Tekrar tekrar uğraştık hep. Mert Bey çok seçicidir.” dedi yüzünde yapmacık bir gülümsemeyle ve ekledi. “Bizim olabilir dediklerimizi de Mert Bey pek beğenmedi zaten. Geçen ay sadece 3 tane post çıkabildik Instagram'a.”
Toplantıda benim yanımda olup Selin'in yüzündeki endişeli bakışları ve Engin’in tabaktaki son kuru pasta ağzındayken şaşkınlık içerisinde kalmasını görmenizi isterdim. “Sosyal medyadan sorumlu arkadaş vardı dediniz. Aramızda değil sanırım artık. Başka kimse var mı pazarlama ekibinden? Şirketin bir pazarlama departmanı var mı?” diye sordum.
“Bizim satış ekibi fuarlarda çok aktif. Sektörde bilinen bir firmayız. Ürün kalitemiz rakiplerden daha iyi. Babam zaten Trakya İhracatçılar Birliği'nin başkanı. Biz ürünü pazarlamayı biliyoruz. Merak etmeyin, biz sizi zaten reklam, sosyal medya işleri için davet ettik. Bu konuda neler yapabiliriz onu konuşalım?” şeklinde alakasız bir cevap aldım Mert Beyden. “Bir bütçe paylaşırsanız Bahar Hanımla, biz bir bakalım.” diye devam etti.
Az önce insan beyninin aynı anda ne kadar çok veri işlediğinden bahsetmiştim. Öyle bir an daha yaşadım. Bahsi geçen diğer ajansın deneyimlerinden, pazarlama ekibi olmamasına, Selin'in yüzündeki endişeden, sosyal medyacı eski çalışanın yaşadıklarına bir sürü şey aklımdan geçerken istemsizce “Bir kapsamınız var mı?” diye sordum. “Bütçeyi hangi kapsama göre hazırlayalım?”
Bahar Hanım, “Genel bir teklif alabiliriz. Teklifle birlikte bir de markamıza nasıl baktığınızı anlamak için stratejik hazırlık görmek isteriz” cevabını verdi. Zaman kazanmak için “Anlıyorum.” diye hızlıca söze girdim. “Bir konkur süreci mi var?” diye sordum. “Bir konkur sürecinde ise belirtmek isterim ki biz ajans olarak konkurlara genellikle katılmıyoruz. Yaptığımız işler, referanslarımız açık. Yeterliliklerimiz, stratejik yaklaşımımız, işe bakışımızda sunumlar da sizinle zaten paylaştık. Eğer eksik gördüğünüz bir şey varsa ya da merak ettiniz hemen cevaplayabilirim.”
“Tam bir konkur gibi değil beklentimiz. 10 ajanslık bir liste oluşturduk. Bu hafta tanışacağız. Haftaya da sunumları dinlemeye başlıyoruz diye düşündük. Çok detaylı bir hazırlık beklemiyoruz. Basit bir görsel dünya, örnek işler, reklam planı gibi şeyler diye cevapladı.” Bahar Hanım.
“10 ajanstan da bu hazırlığı istiyorsunuz anladığım kadarıyla. Peki karar verici kim? Biz Mert Bey ile 3 ajans seçeceğiz. Son kararı Mert Bey'in babası Tahsin Bey verecek.”
“Değerlendirme kriterleriniz neler? Sizden ayrıca brief alacak mıyız?” diye sormak istedim ama alacağım cevabı zaten biliyordum. İkinci kez “Anlıyorum.” dedim. “Biz hızlıca teklifimizi paylaşalım sizinle. Sunum konusunda ekiple bir görüşeyim. İçerideki yoğunluğu bilmiyorum. Hazırlık yapıp yapamayacağımızı ayrıca Selin Hanım bildirir size diyerek yavaş yavaş toparlanmaya başladım. “Çok gözünüzü büyütmeyin hazırlığı,” dedi Mert Bey bir süredir mesajlaştığı telefondan başını kaldırarak. “Alt tarafı birkaç içerik.” Şimdi bu satırları yazarken fark ediyorum ki üçüncü kez “Anlıyorum.” derken aslında pek de anlamıyormuşum. Bu yine de anlıyorum dememe engel olmadı. Kalkıldı, toparlanıldı, eller sıkışıldı, teşekkürler edildi vedalaşıldı. Gri toplantı odasını jaluzilerle ofisten ayıran pencerenin yanındaki açık kapıdan çıkıldı. Yorum yapmadan sessizce Selin ve Engin ile arabaya binildi.
Sessizliği Engin bozdu. “Ne düşünüyorsun abi?”
“Sen?” diye cevapladım.
“İstersen bir hazırlık yapabiliriz.” diye devam etti.
Ne yapmam gerektiğini bildiğim halde “Bilmiyorum.” dedim. “Ofiste konuşalım.”
“Ofise geçmeden bir yemek yesek.” dedi kuru pastasever Engin.
“Olur olur. Yol üstünde bir yer bakalım, trafiğe kalmayalım.” dedim…
Ofiste hiç konuşmadık Engin ile. Selinden yüksek bütçeli ve dar kapsamlı bir teklif hazırlamasını istedim. Gelen teklifi inceledikten sonra, üzülerek hazırlık yapamayacağımızı da paylaştığımız bir e-posta atmasını rica ettim. Bu e-postanın kibarca müşteri reddetme şeklim olduğunu düşünebilirsiniz. Haklısınız. Size neden Mert Bey ve şirketi ile çalışmak istemediğimi anlatmayacağım. Ama her müşterinin velinimet olmadığını bilmenizi isterim.
“Evet” dediğiniz her şey şirketinizi büyütür.
Her “hayır” ise nasıl bir şirket olduğunuzu belirler.
Elbette ki Mert Bey ve Bahar Hanım kurgumuzun kahramanları. Selin ve Engin de. 🙂